| Przydatna wiedza dla przedsiębiorcy

Jesień – dla jednych wspaniałe uzasadnienie dodatkowej porcji deseru i lampki wina ekstra do kolacji – wszak ludzie różnie radzą sobie z obniżonym nastrojem. Dla innych czas ciepłych podkolanówek i niekwestionowane święto lewoskrętnej witaminy C. Jednakże w tym roku jesień przyniosła nam coś jeszcze… Szanowni Przedsiębiorcy, miło mi przedstawić – biała lista podatników VAT.

Do 1 września 2019 można było znaleźć się co najwyżej na czyjejś czarnej liście i w większości przypadków nie był to powód do dumy… No chyba że nielubiana powszechnie ciotka przestała zapraszać Ciebie na imieniny. Od teraz w interesie przedsiębiorców jest zadbanie, aby znaleźli się na białej liście podatników VAT.

Biała lista podatników VAT – w czyim towarzystwie tam wystąpimy?

Choć to nie czerwony dywan, towarzystwo na białej liście – wyborne. Otóż znajdziemy tam:

czynnych podatników VAT.

Informacje o tych:

którym odmówiono rejestracji na białej liście
których z niej wykreślono
lub których wciągnięto na nią ponownie.

I co ważne, nie ma tam miejsca na plotki i spekulacje – dostępne są bowiem prawne podstawy tych decyzji. Na białej liście podatników VAT znajdzie się także numer rachunku bankowego przedsiębiorcy, na który możemy uregulować należność za fakturę.

Po co to wszystko?

Dla wygody i bezpieczeństwa przedsiębiorców.
Abyśmy w jednym miejscu znaleźli wszystkie potrzebne dane i nie dali się wciągnąć w karuzelę VAT. Jazda na tej karuzeli może być znacznie bardziej niebezpieczna niż rundka na Groena Lund w Sztokholmie.

Biała lista pozwoli nam na weryfikację naszego kontrahenta – uzyskamy informację, jaki jest jego aktualny status i poznamy jego VAT-owską historię z ostatnich 5 lat. Z założenia ma być to kompleksowe źródło informacji o przedsiębiorcach.

Jakie dane firmowe znajdą się na białej liście podatników VAT?

Wszystkie te, które pozwolą na weryfikację kontrahenta, m.in.:

Nazwa firmy lub imię i nazwisko
NIP
Status podatnika (np. zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT)
Numer REGON i numer KRS, o ile zostały nadane
Adres firmy
Numer rachunku rozliczeniowego lub imiennego w SKOK otwartego w związku z prowadzoną działalnością.

Numer rachunku na białej liście podatników VAT

Na białej liście znajdzie się tylko taki rachunek rozliczeniowy lub imienny w SKOK, który został otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i podany podczas zakładania firmy w urzędzie skarbowym (jeśli prowadzisz spółkę zarejestrowaną w KRS) albo w CEIDG (jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą). To bardzo ważna informacja. Jeszcze do niej nawiążemy.

Jak znaleźć się na białej liście podatników VAT?

W życiu jest tak, że najczęściej musimy coś zrobić, aby przyjęto nas do grupy czy towarzystwa. Tym razem nie musimy zjadać dżdżownicy ani wykonywać żadnych innych zadań związanych z inicjacją. Białą listę podatników VAT prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej i pobiera on dane Twojej firmy z dostępnych rejestrów publicznych, np. KRS, GUS. Dane w wykazie aktualizuje on raz na dobę, ale jedynie w dni robocze.

Gdzie sprawdzić, czy jestem na białej liście podatników VAT?

Białą listę możesz znaleźć między innymi na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
I jak? Znalazłeś swoją firmę? Dane się zgadzają? Punkt dla Ciebie. Jednak, jeśli dane są błędne, musisz działać.

Dane mojej firmy na białej liście podatników VAT są błędne. Co robić?

Spokojnie. Na szczęście możesz śmiało wystąpić do Szefa Krajowej Administracji publicznej z wnioskiem o usunięcie lub sprostowanie danych na białej liście.
Jeśli to Ty wystawiasz faktury na kwotę 15 000 zł i wyższą upewnij się, że rachunek firmy zgłoszony w urzędzie skarbowym lub za pośrednictwem CEIDG podczas rejestracji biznesu jest prawidłowy. Pamiętaj, musi być to konto firmowe.

Czy już muszę korzystać z białej listy podatników VAT?

Dobra wiadomość dla tych, którzy nie lubią zmian – do 31 grudnia 2019 r. jeszcze nie musimy weryfikować kontrahentów na białej liście.

Od kiedy muszę posługiwać się białą listą podatników VAT?

Tak naprawdę obowiązek korzystania z białej listy podatników VAT spadnie na przedsiębiorców wraz z ciężarem realizacji noworocznych postanowień – 1 stycznia 2020 r. Wówczas, jeśli nasz kontrahent wystawi nam fakturę na kwotę 15 000 zł (lub wyższą) my – podatnicy – będziemy musieli przelać pieniądze na rachunek, który jest właśnie na białej liście podatników VAT, o ile nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Nie wystarczy przekopiowanie numeru konta z faktury. Konieczna będzie weryfikacja numeru.

W czasie weryfikacji kontrahenta należy wskazać dzień, na który dane mają być wyświetlone. Otrzymasz potwierdzenie wyszukania firmy. Każde będzie miało swój identyfikator. Pamiętaj, że możesz je wydrukować lub zrobić zrzut ekranu na wszelki wypadek.

Biała lista podatników VAT a oprogramowanie do faktur

Upewnij się, czy oprogramowanie, którego używasz do obsługi sprzedaży zawiera narzędzie umożliwiające korzystanie z białej listy podatników VAT. Ważne, abyś miał także dostęp do historii takich weryfikacji, aby móc udowodnić jej wykonanie w razie potrzeby.

Jeśli korzystasz z mpFirma lub mpFaktura, zaktualizuj swój program do najnowszej wersji. Dzięki temu za darmo zyskasz możliwość weryfikacji VAT/VIES oraz białej listy podatników VAT wraz z dostępną historią weryfikacji na białej liście.

Użytkownicy serii ABC w razie potrzeby będą mogli dokupić odpowiedni moduł w nowej, obniżonej cenie.

Zabawmy się w scenarzystę

Spróbujmy wyobrazić sobie różne sytuacje, w jakich mogą znaleźć się przedsiębiorcy po 1 stycznia 2020 r. Mimo że bujna wyobraźnia szaleje, skoncentrujemy się jedynie na wątku białej listy podatników VAT.
Co jeśli…

Wpłaciłem należność za fakturę na inny rachunek niż na białej liście podatników VAT?

Kiepsko. Właśnie pozbawiłeś się prawa do wrzucenia wydatków w koszty, ale to nie wszystko. Poniesiesz odpowiedzialność solidarną za zaległości sprzedawcy w podatku VAT.

Wpłaciłem należność za fakturę na inny rachunek niż na białej liście podatników VAT, ale w ciągu 3 dni poinformuję o tym urząd skarbowy?

Nie tak źle. Jest szansa, że uda się uniknąć ww. konsekwencji.

Wpłaciłem należność za fakturę na inny rachunek niż na białej liście podatników VAT, ale zastosowałem metodę split-payment?

Jeśli skorzystałeś z mechanizmu podzielonej płatności, nie zostaniesz pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej za zaległości sprzedawcy w podatku VAT.

Na białej liście nie ma rachunku kontrahenta?

Czeka Ciebie wizyta w urzędzie skarbowym, ale najpierw wyjaśnimy, skąd te braki na białej liście. Możliwe, że numer rachunku na fakturze, którą przekazał Ci kontrahent to rachunek-oszczędnościowo rozliczeniowy – ROR – nic innego jak konto osobiste. Rachunek, jakiego posiadaczem może być osoba fizyczna, która ma co najmniej 13 lat. Inna opcja – przedsiębiorca zwyczajnie nie podał numeru konta podczas rejestracji firmy w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/ NIP.

Wśród informacji dot. podatnika w wykazie znajdziemy numery rachunków tylko zarejestrowanych podatników VAT i podatników VAT przywróconych do rejestru. Jeśli więc znalazłeś na białej liście swojego kontrahenta, ale wśród jego danych nie ma numeru konta, upewnij się, czy to czynny podatnik VAT.

Pamiętaj, masz 3 dni (to musi być magiczna liczba), aby powiadomić urząd skarbowy o rachunku, na który wykonałeś płatność. Musi być to urząd skarbowy właściwy dla wystawcy faktury. Jeśli jednak udasz się do Twojego urzędu skarbowego, nie zostaniesz odprawiony z kwitkiem. Twój urząd skontaktuje się z tym drugim.

Czy jest się czego bać? Trudno powiedzieć. Trzeba będzie być uważnym i pamiętać o zmianach w prawie. Biała lista podatników VAT to okazja, aby wypić kawę z obsługującą Twój biznes księgową (lub księgowym) i wyjaśnić wszystkie nurtujące Ciebie kwestie.

P.S. Kawa nie musi być biała