| Przydatna wiedza dla przedsiębiorcy
Bez względu na to, czy zarządzasz biurem dużej kancelarii prawnej, niewielkiej fundacji, sekretariatem szkoły, klubu sportowego lub spółki akcyjnej jednym z procesów, za przebieg którego odpowiadasz, jest zarządzanie korespondencją. Dla kogoś może to wydawać się proste niczym sznurowanie butów…Ale czy wiesz, że Internet podaje co najmniej 42 sposoby na zawiązanie sznurówek?
Wracając do korespondencji – zarządzanie nią może być uważane za trywialne… Do czasu, kiedy padnie: „Pani Beato, potrzebuję na już informacji o dacie przekazania do działu prawnego umowy od…” lub zapytanie o wysyłkę zgłoszenia do przetargu, bo ktoś twierdzi, że nic od Was nie dostał.... Każda korespondencja musi być odpowiednio odnotowana, sklasyfikowana, dekretowana i przechowywana. Jak ugryźć ten temat?
Jak dzielimy korespondencję?
Ze względu na zakres obiegu
Korespondencja Zewnętrzna – dokumenty wymieniane między naszą firmą a innymi instytucjami. Z takim rodzajem korespondencji mają do czynienia wszystkie firmy – bez względu na rozmiar.
Korespondencja Wewnętrzna – dokumenty krążące wewnątrz firmy. Taki obieg spotykamy najczęściej w dużych firmach, które dzielą się na działy i/ lub oddziały.
Ze względu na to, czy jesteśmy nadawcą czy adresatem
Korespondencja Przychodząca – dokumenty, które są wysyłane do nas – umowy, pisma urzędowe, podania, wnioski i inne. Co z fakturami? To zależy. W praktyce najczęściej faktury umieszcza się w oddzielnym rejestrze.
Korespondencja Wychodząca – dokumenty, które my wysyłamy do naszych kontrahentów i instytucji, z którymi współpracujemy.
Jak zarządzać korespondencją?
W przypadku korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej zasady będą podobne. Dlatego warto skupić się na korespondencji przychodzącej vs. wychodzącej.
Korespondencja Przychodząca
Pozycje obowiązkowe
Ilekroć rejestrujesz korespondencję przychodzącą, koniecznie musisz wykonać szereg czynności. Poniżej checklista, którą możesz wydrukować i przykleić na monitor. Przyda się, szczególnie jeśli dopiero zaczynasz zarządzać obiegiem korespondencji w firmie. Pamiętaj, aby:
- nadać dokumentowi kolejny numer w Twojej bazie danych (Twoim rejestrze)
- odnotować indywidualny numer dokumentu, który nadał mu nadawca
- wprowadzić datę wpływu dokumentu do firmy
- odnotować datę dokumentu – szczególnie ważna jest w przypadku dokumentów przetargowych czy pism urzędowych. Termin na odpowiedź bowiem bywa liczony od daty wygenerowania dokumentu.
- wprowadzić termin odpowiedzi
- wprowadzić nadawcę
- odnotować dekretację
- zapisać, gdzie przechowywany jest oryginał pisma
- odnotować temat korespondencji – aby szybko przypomnieć sobie, czego dotyczyło dane pismo.
Pozycje dodatkowe
Jeśli prowadzisz książkę korespondencji w formie tradycyjnego zeszytu lub pliku .xls ogranicz się do punktów obowiązkowych. Jeśli jednak korzystasz ze specjalnie stworzonego do tego rozwiązania, możesz odnotować także:
- parametry przesyłki
- uwagi dotyczące dokumentu lub czynności, jakie należy podjąć w firmie w związku z ich nadejściem
- datę odpowiedzi – aby mieć pewność, że odpowiedź została udzielona w terminie.
Warto sprawdzić, czy program, który testujesz, pozwala dostosować się do Twoich potrzeb. To ważne, bo mimo że proces obsługi korespondencji w swojej naturze jest uniwersalny, możesz mieć własne przyzwyczajenia lub pracować według reguł charakterystycznych dla branży, w której działasz. Niestety, nie każde rozwiązanie pozwala na modyfikację, np. dodawanie kolejnych pól, atrybutów, zakładek, raportów. To jak z chlebem – niby każdy je, ale jeden razowy, drugi żytni, trzeci bez glutenu, a są też tacy, którzy zjadają tylko piętkę…
Korespondencja Wychodząca
Pozycje obowiązkowe
Ilekroć rejestrujesz korespondencję przychodzącą, koniecznie musisz wykonać szereg czynności. Poniżej checklista, którą możesz wydrukować i przykleić na monitor. Przyda się, szczególnie jeśli dopiero zaczynasz zarządzać obiegiem korespondencji w firmie.
Pamiętaj, aby:
- nadać dokumentowi kolejny numer w Twojej bazie danych (Twoim rejestrze)
- odnotować indywidualny numer dokumentu, który nadał mu nadawca
- wprowadzić datę wpływu dokumentu do firmy
- wprowadzić odbiorcę
- zapisać, gdzie przechowywany jest oryginał pisma
- odnotować temat korespondencji – aby szybko przypomnieć sobie, czego dotyczyło dane pismo
- odnotować status doręczenia wraz z datą operacji – dzięki temu od ręki przekażesz odpowiedź na zapytanie o potwierdzenie odbioru dokumentu.
Pozycje dodatkowe
Jeśli prowadzisz książkę korespondencji w formie tradycyjnego zeszytu lub pliku z.xls., ogranicz się do punktów obowiązkowych. Jeśli jednak korzystasz ze specjalnie stworzonego do tego rozwiązania, możesz odnotować także:
- parametry przesyłki
- uwagi dotyczące dokumentu lub czynności, jakie należy podjąć w firmie w związku z ich nadejściem
- czas na odpowiedź i/lub termin odpowiedzi
- datę odpowiedzi
Metody prowadzenia książki korespondencji
Wśród metod prowadzenia książki korespondencji mamy naszą wielką trójkę. Krótko opiszemy każdą z metod, abyś mógł wybrać odpowiednią dla siebie. Podczas dokonywania wyboru weź pod uwagę:
- ilość osób mających dostęp do książki korespondencji
- ilość wpisów, jakie wykonujesz
- miejsce, w którym chciałbyś przechowywać dane
Książka papierowa
Wbrew nieuchronnej cyfryzacji, w stronę której wszyscy zmierzamy, wciąż są firmy, które korzystają z papierowej książki korespondencji oldskulowej niczym lody Kaktus, napój Frugo i guma Donald. Metoda ta sprawdzi się pod dwoma warunkami:
- Twoje wpisy ograniczają się do dosłownie kilku miesięcznie
i/lub
- masz naprawdę dużo miejsca w biurze na przechowywanie opasłych dzienników korespondencji i kogoś, kto ze spokojem buldoga angielskiego będzie wycierał z nich kurz.
Plik Excel
Nieco bardziej nowoczesna metoda – taka fabia rocznik 2019 w bogatej wersji – niby nowy samochód, a jakoś nie budzi powszechnej zazdrości pod Biedronką.
Oczywiście plik Excel góruje nad papierową książką korespondencji pod wieloma wzglądami:
- łatwo wprowadzisz i edytujesz wpis
- szybko wyfiltrujesz i wyszukasz odpowiednie wyniki
- łatwo sformatujesz sposób wyświetlania danych, dopasowując go do swoich preferencji
- łatwo zrobisz kopię bezpieczeństwa danych
- łatwo udostępnisz dane innym pracownikom
Słowo „łatwo” to w tym wypadku klucz. Poza tym nie wierzę, że jest na świecie asystentka (a także asystent), którzy nie umieją obsługiwać programu Excel – chociażby w podstawowym stopniu.
Oprogramowanie do zarządzania książką korespondencji
Tak jak coraz częściej sekretarki są zastępowane przez asystentki, tak profesjonalne oprogramowanie stworzone specjalnie, aby zarządzać korespondencją, degraduje papierowe książki korespondencji i arkusze Excela. Nie chodzi tu tylko o zmianę nośnika czy sposobu zapisu danych. To tak, jakbyś zawsze jadał na kolację parówki na papierowym talerzu, a nagle ktoś podaje Ci polędwiczki wieprzowe w sosie grzybowym i to na wyjątkowo eleganckim półmisku z Bolesławca.
Największe zalety elektronicznych książek korespondencji to możliwości, jakie Ci dają:
- szybko zewidencjonujesz dokumentację
- wpisy są zawsze czytelne
Zawsze, bo bez względu na to, ile razy poprawiasz wpis i co ważne, zachowuje on historię zmian.
- szybko wyszukasz potrzebne dane
Korzystając z inteligentnej wyszukiwarki lub/i filtrów.
- nie tylko łatwo edytujesz wpis, lecz także podejrzysz, kiedy i kto wprowadził zmiany
- wydrukujesz koperty i etykiety, dzięki czemu generowana przez Ciebie korespondencja stanie się wizytówką Twojej firmy
- dekretacja korespondencji będzie niezwykle łatwa
- dodasz notatki i załączniki do wpisu
- wydrukujesz książkę nadawczą
- obsłużysz dowolnie wiele systemów numeracji i nie pogubisz się w nich, bo to program będzie pilnował numerów za Ciebie.
Co najważniejsze – oprogramowanie przeznaczone do prowadzenia książki korespondencji to coś więcej niż ładnie wyglądający elektroniczny notatnik.
Każdy rekord wprowadzony do bazy danych tworzy relacje z innym. Dzięki temu masz możliwość szybkiego wykonania różnorodnych raportów.
Dostosowanie oprogramowania do wymogów RODO
Podczas zarządzania korespondencją w firmie pamiętaj o dbaniu o ochronę danych osobowych. Jeśli korzystasz z programu, który zastępuje Ci tradycyjną książkę korespondencji i pliki .xls, upewnij się, jakie daje możliwość ochrony danych Twoich kontrahentów. Przecież w książkach korespondencji często znajdziemy więcej niż dane adresowe danej instytucji… A i oryginały pism trzeba gdzieś przechowywać.
Obsługa korespondencji w firmie to ważny proces, którym należy zająć się z najwyższą starannością. Błędy mogą nas naprawdę dużo kosztować. Na szczęście można je zminimalizować, wyposażając pracowników w odpowiednie narzędzia. Parafrazując napis, który widziałam kiedyś na koszulce koleżanki: „Jestem asystentką, a jaka jest Twoja supermoc?”