|
Coraz częściej słyszysz o KSeF? Prowadzisz małą firmę i zastanawiasz się, co to dla Ciebie oznacza? Kiedy musisz zacząć używać e-faktur? Spokojnie, nie jesteś sam! Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur może wydawać się trudne, zwłaszcza jeśli nie czujesz się pewnie w świecie komputerów. W tym artykule wyjaśnimy Ci, kiedy dokładnie Twoja firma musi dołączyć do KSeF i pokażemy, jak przejść przez to bez stresu i bez konieczności bycia ekspertem od technologii. Z nami KSeF stanie się prostszy, niż myślisz!
Krajowy System e-Faktur (KSeF) - co to jest i czy dotyczy małej firmy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny, rządowy system do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nazywany jest także centralnym repozytorium faktur. Założeniem KSeF jest, aby zamiast tradycyjnych, papierowych dokumentów wszystkie faktury były wystawiane i przesyłane cyfrowo za pośrednictwem jednej, centralnej platformy - KSeF.
Cel wdrożenia KSeF
KSeF zrewolucjonizuje sposób dokumentowania transakcji między firmami na polskim rynku B2B. Wdrożenie KSeF:
usprawnieni rozliczenia między przedsiębiorcami
zwiększy bezpieczeństwo transakcji
ograniczy biurokrację i koszty związanych z obiegiem dokumentów.
Zalety KSeF
Dzięki KSeF faktury będą szybciej trafiać do odbiorcy a egzekwowanie terminowych płatności będzie dużo łatwiejsze. Koniec z wymówkami - "Nie dostałem faktury...", "Nie widziałem e-maila...", "Wiadomość wpadła do spamu...", a Ty zyskasz pewność, że Twoje dokumenty są przechowywane w bezpiecznym, cyfrowym archiwum. To krok w stronę bardziej nowoczesnego i efektywnego prowadzenia biznesu, który wkrótce stanie się standardem dla wszystkich firm w Polsce. Proces fakturowania będzie szybszy, dokładniejszy i… bardziej ekologiczny!
E-faktura w KSeF - cyfrowy dokument sprzedaży
W rozumieniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), faktura elektroniczna to faktura ustrukturyzowana w ściśle określonym formacie cyfrowym (tzw. schema KseF). Dzięki temu dane na fakturze są uporządkowane w jeden z góry określony i uniwersalny sposób czytelny dla systemów komputerowych.
Pomyśl o tym jak o cyfrowym odpowiedniku tradycyjnej faktury VAT, zawierającym te same informacje – dane Twojej firmy i Twojego klienta, opis towaru lub usługi, cenę, kwotę podatku VAT itp. Różnica polega na tym, że zamiast na papierze, te informacje są zapisane w specjalnym języku zrozumiałym dla komputerów i przesyłane elektronicznie przez platformę KSeF.
Ważne! To, co dziś często rozumiemy pod pojęciem e-faktura – na przykład faktura w formacie PDF wysłana jako załącznik do e-maila lub link do faktury umieszczony w wiadomości – nie jest e-fakturą w rozumieniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wysłanie PDF-a mailem to po prostu cyfrowa forma papierowego dokumentu, która nie posiada tej struktury i nie jest przesyłana przez platformę KSeF. E-faktura w rozumieniu KSeF funkcjonuje w systemie KSeF, posiada specjalny numer KSeF i jest z nim nierozerwalnie związana.
Obowiązkowy KSeF - od kiedy?
Zastanawiasz się, kiedy Twoja firma będzie musiała zacząć wystawiać e-faktury w KSeF? Ministerstwo Finansów, po analizach i uwzględnieniu głosów przedsiębiorców, zmieniło terminy wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.
Według najnowszych wytycznych Ministerstwa Finansów KSeF stanie się obowiązkowy:
Od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, czyli firm, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych (wraz z podatkiem VAT). Jeśli Twoja firma osiągnęła taki poziom przychodów, to ten termin jest dla Ciebie kluczowy
Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników, których Ministerstwo Finansów określa jako wykluczonych cyfrowo
Od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników i przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo.
Przedsiębiorca wykluczony cyfrowo a KSeF - definicja
Przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo to firmy, których jednorazowe transakcje nie przekraczają 450 zł brutto, a ich łączna wartość sprzedaży w ciągu miesiąca nie jest wyższa niż 10 tysięcy złotych. Jeśli Twoja firma spełnia te dwa warunki, masz najwięcej czasu na wdrożenie KSeF.
Warto również pamiętać, że faktury VAT RR dokumentujące zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą obowiązkowo wystawiane w KSeF. Możliwość ich wystawienia w systemie pojawi się od 1 kwietnia 2026 roku.
Jak widzisz, terminy wdrożenia KSeF są różne w zależności od wielkości Twojej firmy. Warto już teraz zastanowić się, do której grupy należysz, aby odpowiednio wcześnie przygotować się na te zmiany.
Obsługa KSeF dopasowana do potrzeb Twojej firmy
W BinSoft rozumiemy, że każda firma jest inna i ma swoje indywidualne potrzeby. Dlatego wszystkie nasze programy, które umożliwiają wystawianie faktur, są w pełni zintegrowane z KSeF. Bez względu na to, czy wybierzesz zaawansowaną aplikację do kompleksowego prowadzenia biznesu mpFirma, czy prosty i intuicyjny program do faktur abcFaktury – będziesz mógł:
Wysyłać faktury sprzedaży do KSeF
Pobierać faktury kosztowe z KSeF
Pobierać UPO KSeF
Jeśli chodzi wysyłkę dokumentów do KSeF, z poziomu aplikacji BinSoft - masz nad tym pełną kontrolę. Faktury do KSeF możesz wysyłać od razu - tuż po zmianie ich statusu na "Zatwierdzony", a możesz ustawić wysyłkę faktur na koniec Twojego dnia pracy. Możesz wybrać opcję, która będzie automatycznie wysyłała faktury do KSeF, a możesz robić to ręcznie. Możesz wysyłać faktury do KSeF pojedynczo, a możesz paczkami. Decyzja należy do Ciebie.
abcFaktury prosty program do faktur z obsługą KSeF
Prowadzisz niewielką firmę i obawiasz się nowych technologii? Poznaj abcFaktury! To nasza najmniej rozbudowana i prosta w obsłudze aplikacja do fakturowania, stworzona z myślą o najmniejszych przedsiębiorcach. Co najważniejsze – abcFaktury jest w pełni przygotowane do obsługi KSeF!
Intuicyjna obsługa
Zaprojektowaliśmy abcFaktury tak, aby jego obsługa była prosta i intuicyjna. Nie musisz być ekspertem komputerowym, aby wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Przejrzysty interfejs (wygląd programu) poprowadzi Cię krok po kroku przez wszystkie niezbędne czynności.
Darmowa pomoc techniczna
Wiemy, że początki z nowym oprogramowaniem mogą być trudne. Dlatego oferujemy profesjonalną pomoc techniczną przez e-mail oraz infolinię telefoniczną. Nasz zespół ekspertów jest do Twojej dyspozycji. Chętnie Ci pomożemy i odpowiemy na wszystkie Twoje pytania. Z nami nie zostaniesz sam!
Kiedy zacząć przygotowania do KSeF?
Najlepiej dziś. Już teraz przenieś obsługę faktur do aplikacji, która jest przygotowana do obsługi KSeF. Zainwestuj w spokój swojej firmy już dziś. Wybierz program od BinSoft, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i przygotuj się na KSeF bez stresu. Nawet z abcFaktury będziesz w pełni gotowy na nowe przepisy!
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Tak, każdy program w naszej ofercie, który umożliwia wystawianie faktur, jest w pełni zintegrowany z KSeF.
Oczywiście! abcFaktury umożliwia zarówno wysyłkę, jak i odbiór faktur w KSeF.
Nie, interfejs abcFaktury jest prosty i intuicyjny, zaprojektowany z myślą o łatwości użytkowania.
Tak, zapewniamy profesjonalną pomoc techniczną telefoniczną i mailową w zakresie obsługi aplikacji abcFaktury. Nasi eksperci są gotowi Ci pomóc.
Termin dla najmniejszych podatników to 1 stycznia 2027 roku, ale zachęcamy do wcześniejszego przygotowania się z BinSoft!