|
Ustawa o ochronie sygnalistów zaczęła obowiązywać 25 września. W związku z nią samorządy oraz przedsiębiorcy muszą wdrożyć odpowiednie procedury procesowania i obsługi zgłoszeń sygnalistów oraz uruchomić właściwe kanały zgłoszeń. Czytaj dalej i dowiedz się, jak wdrożyć ochronę sygnalistów w Twojej firmie!
Ochrona sygnalistów – podstawa prawna
Ustawa o ochronie sygnalistów jest konsekwencją wdrożenia w Unii Europejskiej Dyrektywy o ochronie sygnalistów. Celem dyrektywy jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom zgłaszającym naruszenia prawa w związku z pracą.
Sygnalista – kto jest sygnalistą?
Sygnalista to osoba fizyczna lub przedsiębiorca zgłaszający lub ujawniający publicznie informacje na temat naruszeń prawa w kontekście pracy.
Kontekst pracy jest tutaj kluczowy i niezbędny, aby w danym przypadku zastosowanie miała Ustawa o ochronie sygnalistów.
Naruszenia prawa zgłaszane przez sygnalistów dotyczą określonego w ustawie zakresu.
Co ważne, sygnalistą może być pracownik danej firmy lub instytucji, ale nie tylko. Sygnalistą może być także:
osoba, która zakończyła współpracę z danym podmiotem,
osoba, która ubiega (ubiegała) się o pracę u danego podmiotu
osoba współpracująca – podwykonawca, dostawca, wspólnik, wolontariusz itp.
Dziedziny, w których zgłoszenia naruszeń są objęte ochroną
Sygnalista zgłasza nadużycia w kontekście pracy oraz w określonej dziedzinie. Wśród dziedzin, w których zgłoszenia naruszeń są objęte ochroną, wyróżniamy m.in.:
korupcję
ochronę prywatności i danych osobowych
zamówienia publiczne
usługi i produkty finansowe
zdrowie publiczne
bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych
ochronę środowiska
przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
zdrowie i dobrostan zwierząt itp.
Czy konsument może być sygnalistą?
Nie, zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów sygnalistą może być osoba zgłaszająca naruszenie w kontekście pracy (obecnej, dawnej lub w związku z procesem rekrutacji). To właśnie kontekst pracy jest decydujący. Konsument, którego prawa zostały naruszone, nie jest sygnalistą.
Czy każdy sygnalista jest objęty ochroną?
Tak, każdy uznany za sygnalistę jest objęty ochroną. Co więcej, ochroną objęte mogą zostać także inne osoby narażone na działania odwetowe w związku ze zgłoszeniem sygnalisty, np. jego bliscy lub współpracownicy, którzy pomogli mu w związku ze zgłoszeniem.
Czy sygnalista jest zwolniony z odpowiedzialności karnej?
Ustawa o ochronie sygnalistów nie porusza kwestii odpowiedzialności karnej. Oznacza to, że w przypadku popełnienia czynów zabronionych przez sygnalistę zastosowanie mają przepisy postępowania karnego. Ustawa o ochronie sygnalistów skupia się na ochronie przed działaniami odwetowymi. Czy fakt bycia sygnalistą jest okolicznością łagodzącą? Tę kwestię ustawodawca pozostawia sądowi, który z całą pewnością do każdej sprawy podchodzi indywidualnie.
Ochrona sygnalistów – kto musi wdrożyć?
Odpowiednie procedury dotyczące ochrony sygnalistów muszą wdrożyć:
przedsiębiorcy zatrudniający 50 i więcej pracowników
podmioty sektora publicznego (poza organami gmin i powiatów liczącymi do 10 tys. mieszkańców).
Należy pamiętać, że sygnalistą może być także współpracujący z jednostką w ramach umowy cywilno-prawnej lub wolontariusz.
Tak naprawdę oznacza to, że każda większa firma i większość gmin i powiatów musi wdrożyć odpowiednie działania umożlwiające wypełnianie zapisów Ustawy o ochronie sygnalistów.
Działania odwetowe a sygnaliści
Działania odwetowe to działania pośrednie, bezpośrednie lub zaniechania związane z pracą i naruszające prawa sygnalisty, wyrządzające mu krzywdę, i podjęte jako odpowiedź na jego zgłoszenie lub ujawienie publiczne. Słowem – zemsta na sygnaliście w miejscu pracy.
Przykłady działań odwetowych
Działania odwetowe mogą przybierać bardzo różne formy. Dla przykładu wymieńmy kilka:
wypowiedzenie stosunku pracy
rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia
mobbing
dyskryminacja
przekazanie dotychczasowych obowiązków sygnalisty innemu pracownikowi
obniżenie wysokości wynagrodzenia
wstrzymanie awansu
pominięcie przy awansowaniu
niekorzystna zmiana miejsca wykonywanej pracy lub zmiana rozkładu czasu pracy i inne.
Należy podkreślić, że już sama groźba bądź próba takich działań są uznawane za działania odwetowe.
Sygnalista – jak dokonać zgłoszenia?
O formach i kanałach sygnalizowania naruszeń ustawa. Zgodnie z nią zagwarantowane powinny być:
wewnętrzne kanały zgłoszeń – powołane wewnątrz instytucji odpowiedzialne za przyjmowanie i procesowanie zgłoszeń
zewnętrzne kanały zgłoszeń – zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny.
ujawnienie publiczne.
Czy sygnalista może być anonimowy?
Zgłoszenie może być dokonane anonimowo, jednakże trzeba się głęboko zastanowić, czy anonimowe zgłoszenie jest dobrym rozwiązaniem. Zgłoszenie może wymagać po pierwsze przekazania nadawcy wiadomości o statusie i dalszym procesowaniu zgłoszenia, a po drugie może wymagać doprecyzowania pewnych faktów. W przypadku zgłoszeń anonimowych realizacja obu tych celów staje się niemożliwa.
Ochrona sygnalistów – wyzwania dla firm i instytucji
Z punktu widzenia firm i instytucji kluczowe będzie odpowiednie przygotowanie wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Takie funkcjonujące w strukturach jednostki kanały dają największe możliwości szybkiej weryfikacji zgłoszenia.
Procedury
Kluczowe w respektowaniu przepisów ustawy o ochronie sygnalistów jest przygotowanie procedury umożliwiającej dokonywanie zgłoszeń oraz procesowanie ich. Dobrze przygotowana procedura pozwoli nie tylko na bezpieczne zgłoszenie naruszenia, lecz także na właściwą ocenę jego zasadności. W kolejnym kroku liczy się wykrycie luk w procesie, które doprowadziły do naruszeń oraz odpowiednia reakcja. Taka, która pozwoli zniwelować skutki działań zgłoszonych w wyniku naruszenia. Ograniczanie rozmiarów potencjalnych szkód jest bardzo ważne także z wizerunkowego punktu widzenia.
Terminy
W ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia przyjmujący je powinien potwierdzić sygnaliście otrzymanie zgłoszenia.
Nie później niż 3 miesiące od daty otrzymania zgłoszenia przyjmujący powinien udzielić sygnaliście informacji zwrotnej o podjętych w związku ze zgłoszeniem działaniach.
Kluczowe jest przygotowanie procesu, który jak najefektywniej umożliwi obsługę zgłoszeń wewnętrznych w terminie. Rozwiązanie sprawy na etapie zgłoszenia wewnętrznego pomoże szybko złagodzić ewentualne skutki naruszeń oraz zadbać o jak najlepszy wizerunek firmy. Niedotrzymanie terminów natomiast może prowadzić do dokonania zgłoszeń zewnętrznych lub ujawnienia publicznego.
Formy i kanały zgłoszeń sygnalistów
Zgłoszenia mogą być przyjmowane na różne sposoby:
pocztą tradycyjną lub e-mailem
za pośrednictwem platformy on-line
telefonicznie
osobiście itp.
Platforma on-line wydaje się być najkorzystniejszym wyborem.
- Dokonanie zgłoszenia online jest mniej stresujące niż przeprowadzenie rozmowy, nawet, jeśli miałaby być to rozmowa telefoniczna.
- Zgłoszenie online pozwala na dokonanie go w dowolnym momencie i w bezpiecznym otoczeniu z daleka od oczu i uszu osób trzecich.
- Wysłanie wiadomości e-mail wymaga użycia poczty e-mail, a zgłaszający nie zawsze chce, aby jego adres e-mail był identyfikowany ze zgłoszeniem.
- Odpowiednio przemyślana platforma online umożliwia z jednej strony wysyłkę zgłoszenia o nadużyciu, z drugiej zaś procesowanie jego obsługi, a z tym wiąże się przekazanie informacji o statusie sprawy ewentualnemu sygnaliście.
Dodatkowo taka platforma może składać się z dwóch części – interfejsu do składania zgłoszeń dla potencjalnych sygnalistów oraz interfejsu do obsługi zgłoszeń na poziomie firmy. Takie rozwiązanie umożliwia bezpieczne i sprawne zarządzanie informacją.
Organizacja wewnętrznego kanału zgłoszeń wiąże się nie tylko z organizacją możliwości dokonywania i odbierania zgłoszeń, lecz także z powołaniem w jednostce komórki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, weryfikację ich prawdziwości i ewentualne przekazanie do dalszego procedowania.
Fałszywe zgłoszenia sygnalistów – konsekwencje
Ustawa o ochronie sygnalistów i uruchomienie kanałów zgłoszeń mogą sprzyjać nieprawdziwym doniesieniom. Należy podkreślić, że w przypadku fałszywych oskarżeń, zniesławienia, zawiadomienia o przestępstwie niepopełnionym czy fałszywych dowodów i itp. pracodawcę chronią przepisy prawa karnego.
Więcej informacji na temat ochrony sygnalistów znajdziesz w Ustawie z dnia z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Pamiętaj, nasz artykuł nie jest poradą prawną, więc jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, skontaktuj się z dobrym prawnikiem.