Program do faktur dla małej firmy - jak wybrać?

Wielkimi krokami zbliża się czas gotowania niebotycznych ilości bigosu, walki o prawa karpi, masowego rzucania palenia, czekolady, niezdrowego, tłustego, pysznego jedzenia na wynos i kupowania karnetów open na siłownię. Jeden rok się kończy, a drugi zaczyna. To intensywny czas testowania oprogramowania dla firm – zarówno przez tych, którzy wystartują z biznesem wraz z noworocznym toastem, jak i przedsiębiorców, którzy działają na rynku od lat. Masz małą, jednoosobową firmę? Szukasz programu do faktur? Dowiedz się, na co warto zwrócić uwagę w trakcie wyboru aplikacji.

Fakturowanie na komputerze czy urządzeniu mobilnym?

Myślenie o oprogramowaniu warto zacząć od myślenia o urządzeniu, na którym chcemy wystawiać faktury.
Jak wygląda fakturowanie w jednoosobowej działalności gospodarczej Serwis Komputerowy Wojciech Capslock?

Wojtek wystawia fakturę klientowi po wykonaniu usługi. Faktur ma na tyle niewiele, że spokojnie robi to pod koniec dnia pracy na laptopie. Nie pracuje na kilku komputerach, nie wystawia faktur ani na tablecie, ani na telefonie. Dlatego nie szuka programu, który obsługę wielu urządzeń (w tym mobilnych) ma w standardzie, co często wpływa na cenę rozwiązania.

Jesteś jak Wojtek? Nie przepłacaj więc za funkcje, z których nie skorzystasz.

W przypadku małych firm najczęściej wystarczy możliwość fakturowania na komputerze.

Program do faktur płatny czy darmowy?

Program do faktur kupuje ten, kto faktury wystawia – słowem – przedsiębiorca. Sam na co dzień staje po drugiej stronie barykady – sprzedaje, dlatego najczęściej nie ma problemu z płaceniem za wartościowe narzędzia i usługi.

Do każdego zakupu podchodźmy jak do inwestycji.

Oprogramowanie do obsługi sprzedaży ma pomóc nam w lepszym, sprawniejszym zarządzaniu tym procesem i będzie jednym z podstawowych narzędzi do pracy w naszej firmie. Dlatego też cena nie powinna być najważniejszym kryterium.

Jednakże, każdy kiedyś zaczynał, a kiedy jesteśmy na początku biznesowej drogi (tak bardzo początkowym, że ruszamy w nią w zdartych adidasach odziedziczonych po starszym bracie) warto poszukać niskobudżetowych lub darmowych rozwiązań. Znajdziemy dobre, darmowe programy do fakturowania, np. z ograniczeniem w ilości generowanych miesięcznie dokumentów. Warto je wypróbować.

Najpierw testuj, potem kupuj

Od klientów, którzy szukają najmniej rozbudowanych aplikacji, często słyszę, że szkoda im czasu na testy. Jednakże szczerze polecam przetestowanie programu przed dokonaniem zakupu. Dlaczego? Po pierwsze to świetny czas na sprawdzenie, czy program ma wszystkie niezbędne nam narzędzia. Jakie? To zależy od Ciebie. Przykłady tych, o które pytają właściciele małych firm, znajdziesz w ramce poniżej.

Okres testowy ma umożliwić Ci sprawdzenie, czy odpowiada Tobie interfejs samej aplikacji, czy praca w niej jest intuicyjna (według Ciebie) oraz, jak program działa na Twoim środowisku operacyjnym (w skrócie – na Twoim komputerze). Okres testowy jest dla Ciebie i jest bardzo ważny. Nie warto pozbawiać się możliwości skorzystania z niego.

Dopytaj, czy w czasie testów można używać programu komercyjnie.

W większości przypadków (jak np. w abcFaktury) dostaniesz zielone światło. Dzięki temu będziesz pracować na żywym organizmie – będziesz jednocześnie testował i wykonywał codzienne obowiązki.

Baza danych na komputerze czy w chmurze?

Baza lokalna na komputerze

Jeśli w oprogramowaniu ma pracować jeden użytkownik zawsze na tym samym komputerze, wystarczy program z opcją lokalnej bazy danych – na tym urządzeniu, na którym będzie instalowana aplikacja.

Takie lokalne bazy danych nie sprawdzą się w przypadku konieczności przechowywania w nich ogromnych ilości danych i ich współdzielenia przez kilku użytkowników. Niemniej na początek będą wygodną i tanią opcją. Najczęściej po zainstalowaniu oprogramowania baza utworzy się automatycznie.

Baza w chmurze

Jeśli zależy Ci na dostępie do danych z każdego komputera z dostępem do internetu, poszukaj rozwiązania z bazą danych w chmurze.

Kopia firmowych danych

Bez względu na to, którą bazę danych wybierzesz, dopytaj o kopie bezpieczeństwa Twoich firmowych danych. Kto chociaż raz nie utracił wszystkich danych firmy, ten nie wie, jak to jest zostać bez bazy kontrahentów… Więcej szczegółów o bezpieczeństwie firmowych danych tutaj.

Jeden użytkownik czy kilku użytkowników?

Dziś skupiamy się na potrzebach firm jednoosobowych albo firm na tyle małych, że obsługa sprzedaży (i ewentualnie także magazynu) należy do obowiązków jednej osoby. Nie dopłacajmy za możliwość tworzenia kont dla wielu użytkowników.

Opłata jednorazowa czy abonament?

Do wyboru mamy kilka form współpracy z dostawcami oprogramowania dla firm.

Płacimy co miesiąc

Możemy kupić oprogramowanie w modelu SaaS – a więc będziemy płacić cykliczną, najczęściej comiesięczną subskrypcję za korzystanie z rozwiązania. Płacimy – korzystamy, przestajemy płacić, tracimy dostęp. Taki scenariusz jest możliwy, ale nie jest oczywisty. Dopytaj, jak ewentualnie zrezygnować z usługi i co wówczas z Twoimi danymi. Czy jeśli przechowywałeś je w chmurze, znikną?

Płacimy co rok lub kilka lat

Możemy kupić licencję roczną lub kilkuletnią na korzystanie z oprogramowania. Wówczas będziemy musieli ją przedłużyć po upływie okresu licencyjnego. I teraz:

• Przedłużenie najczęściej (ale nie zawsze) jest tańsze niż zakup pierwszy raz.
• Raczej nie musisz się martwić, że je przegapisz.

Pamięć odświeżą Ci pracownicy działu utrzymania klienta lub przedłużeń - nomenklatura może być różna, sens podobny – zatelefonują lub/ i napiszą wiadomość e-mail, sms z przypomnieniem i nową ofertą.

Płacimy raz

Dostępne są licencje dożywotnie na aplikacje. Możemy zapłacić raz i wówczas korzystać z programu bez żadnych ograniczeń czasowych. Wybierając taki wariant, zapytajmy, jak wygląda kwestia aktualizacji. Darmowe czy płatne aktualizacje? To bardzo ważne pytanie. Testujesz rozwiązanie i uznajesz, że spełnia wszystkie Twoje potrzeby. Decydujesz się na jego zakup. Po 7 miesiącach zmienia się prawo w zakresie, który, np. zmienia wygląd faktury lub jej elementy stałe i…

Pojawi się aktualizacja Twojego programu? Będzie dostosowany do zmian w prawie? Zapłacisz za aktualizację czy przysługuje Ci darmowa?

Oczywiście przykład ze zmianą wyglądu faktury jest wymyślony i nikt z nas nie nastawia się na drastyczne zmiany prawa, ale wprowadzenie obsługi płatności metodą split payment – w tej chwili na tapecie – wymusiło na twórcach programów do obsługi sprzedaży modyfikacje ich rozwiązań. Zmiany są możliwe, pytanie – czy z naszym programem będziemy na nie gotowi?

Darmowa czy odpłatna pomoc techniczna?

Mało prawdopodobne, że dostawca rozwiązania pozostawia swoich klientów bez żadnego wsparcia technicznego... Ale przed zakupem programu zapytaj, co w chodzi w zakres darmowej pomocy technicznej.

Pomoc poprzez e-mail

Najczęściej oferowane formy wsparcia to pomoc poprzez e-mail.

Infolinia

Często jest także infolinia dla klientów. Dowiedz się, w jakich godzinach i dniach jest czynna.

Czat

Od kliku lat bardzo popularny jest także czat. Oczywiście w idealnym scenariuszu zakładamy, że po drugiej stronie mamy konsultanta z krwi i kości.

Możliwości i koszty ewentualnego upgrade’u

Nawet, jeśli startujesz z biznesem na 1/3 kuchennego stołu (w końcu nie każdy ma do dyspozycji garaż), będziesz dążył do rozwoju firmy, a jeśli założenia masz inne, przemyśl je. Bez kompleksów zapytaj potencjalnego dostawcę rozwiązania do fakturowania o możliwości i koszty upgrade’u na wyższy poziom, np. obsługę magazynu, bazę danych z możliwością współdzielenia dostępu, dodatkowe moduły itp.

Możesz szukać programu na własną rękę, a możesz ulec mojej zachęcie i przetestować abcFaktury, a jeśli abcFaktury to mało, testuj mpFaktura.

Natomiast jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące programu do fakturowania lub postanowień noworocznych, śmiało.